w-payment — Waterson 自動結帳工具

運作流程

從報價到收款，7 個步驟

從你建立報價單到客戶付款完成，整個過程是這樣的：

1

你（業務）

在 HubSpot 建立報價單

跟平常一樣加入產品、數量、價格。選擇這筆訂單從哪個倉庫出貨（台灣、密西根、或加州）。

2

系統（自動）

自動產生結帳連結

報價單核准後，系統會自動建立一組專屬的付款連結，存在報價單的「Checkout Link」欄位。

你只要把這個連結傳給客戶就好

3

客戶

確認訂單內容

客戶打開連結，看到你報價單上的產品、數量和價格。這一步只是確認，不需要填任何東西。

4

客戶

填寫收貨地址

公司名稱、街道、城市、州別、郵遞區號、國家。這是這筆訂單的收貨地址。

5

客戶

選擇運送方式

系統根據訂單重量和目的地，即時算出運費。客戶自己選要用哪一種運送方式。

6

客戶

信用卡付款

導向 Stripe 安全付款頁面。付款金額 = 商品金額 + 選擇的運費。標準信用卡結帳流程。

7

系統（自動）

全部自動更新

付款確認後，以下動作會立即執行 — 你不需要做任何事：

📄

HubSpot

Deal → 已成交

📋

Trello

地址 + 付款資訊寫入卡片

✅

訂單紀錄

完整資料已儲存

物流配送

三個倉庫，三組物流

你在報價單上選的「出貨倉庫」，決定了客戶結帳時看到哪些運送選項。

🇹🇼

台灣

FedEx（空運）
GC（海運）

空運海運

🇺🇸

密西根

Shippo
（多家物流比價）

陸運

🇺🇸

加州

Shippo
（多家物流比價）

陸運

運費重量怎麼算

1

辨識產品型號 — 例如：K51M-450-B3-US19 → 系統自動讀取型號（K51M-450）和每組數量（3 個鉸鏈一組）。

2

計算最佳裝箱方式 — 系統會先把大箱裝滿，剩餘的再用小箱裝，盡量減少箱數。

3

查出實際毛重 — 每種箱型都有已知的毛重（產品 + 包裝），系統從內部重量表直接查出，加總所有箱子就是出貨總重量。

舉例：10 組 K51M-450-X3 → 最大箱裝 6 組（18.18 kg）+ 再裝 4 組（12.28 kg）= 共 2 箱，總重 30.46 kg

各倉庫運費 + 處理費

TW

台灣 → FedEx（空運） — 使用折扣 FedEx 帳號的運費 + 處理費 15%。客戶看到的是含處理費的最終價格。

TW

台灣 → GC（海運） — 公式：（重量 kg × $0.55）+（重量 kg × $1.20）+ $100 保險費。無額外處理費，公式算出來就是最終價格。

MI

密西根 → Shippo（UPS/FedEx/USPS） — Shippo 物流商報價 + 處理費 25%。系統會比較多家物流，顯示最便宜的 3 個選項。

CA

加州 → Shippo（UPS/FedEx/USPS） — 跟密西根一樣：Shippo 報價 + 處理費 25%。從加州 Ontario 倉庫出貨。

付款完成後

付款完成後，自動發生三件事

只要客戶付款成功，以下三件事會立即自動執行，不需要你做任何操作。

📄

HubSpot Deal

自動移到「已成交」狀態

📋

Trello 卡片

收貨地址 + 付款資訊自動填入

💰

Zoho Invoice

自動建立（若尚未手動建立）

Zoho Invoice

兩種建立 Invoice 的方式

Zoho Invoice 可以在兩種情況下產生。不管哪一種，系統都會確保不會重複建立。

⚡

方式 A — 自動產生

客戶線上付款

1.客戶打開結帳連結，用信用卡付款
2.系統透過 Stripe 確認付款
3.Zoho Invoice 自動建立

業務不需要做任何事。

📋

方式 B — 手動觸發

支票或電匯付款

1.客戶用支票或電匯付款
2.把 Trello 卡片拖到「New Payment」清單
3.Zoho Invoice 自動建立

如果客戶事後改用線上付款，系統會偵測到 Invoice 已存在，不會重複建立。

業務操作指南

你需要做什麼

你的工作流程幾乎不變，只多了一個步驟：

在 HubSpot 建報價單	跟現在一樣，加入產品、設定價格。
✨ 選擇「出貨倉庫」	新欄位。選台灣、密西根、或加州。
✨ 選擇「Payment Type」	新欄位。選 Distributor（直接建立 Zoho Invoice）或 Retail（產生 W-Payment 結帳連結，付款後才建立 Invoice）。
核准報價單	結帳連結會自動產生。
把連結傳給客戶	從報價單的「Checkout Link」欄位複製。就這樣。

客戶付款後：你不需要做任何事。HubSpot 的 Deal 會自動變成「已成交」，Trello 卡片也會自動填入收貨地址和付款資訊。

常見問題

業務常見 Q&A

這裡整理了業務團隊最常問到的問題。

如果客戶要用支票付款怎麼辦？

把 Trello 卡片拖到「New Payment」清單，系統會自動產生 Zoho Invoice，不需要你手動處理。

會不會重複產生 Invoice？

不會。系統在建立 Zoho Invoice 之前，一定會先確認這筆訂單是否已有 Invoice。不管是線上付款後自動產生的，還是透過 Trello 拖曳手動觸發的，都不會重複建立。

連結寄出後可以改收貨地址嗎？

你不需要事先設定收貨地址，客戶在結帳流程中自己填寫。如果客戶需要改地址，把同一個連結再傳給他，讓他重新填寫就好了。

客戶付款前看得到運費嗎？

看得到。結帳第三步會根據客戶的地址和訂單重量，即時顯示運費選項。客戶自己選擇後才進入付款，不會有意外費用。

系統狀態

各服務連線狀態

w-payment 使用的所有外部服務的目前連線狀態。

HubSpot

報價單資料 & Deal 更新

Trello

訂單追蹤看板

重量表

產品出貨重量資料

Stripe

線上付款處理

FedEx

台灣空運運費

Shippo

密西根美國國內運費

UPS

加州美國國內運費